نامه به عنوان یکی از مهمترین اطلاعات در پروژه محسوب شده و در مواقعی عدم دسترسی مناسب به آنها می تواند باعث ایجاد ضررهای کلان به پروژه گردد.
به عنوان یک مدیر پروژه حتما تا به حال برایتان پیش آمده است که به یکی از نامه های پروژه احتیاج داشته باشید ولی نتوانسته باشید آنرا پیدا کنید. مثلا نامه عطفِ اشاره شده در یک نامه را هرگز پیدا نکنید! یا اینکه متن نامه های ارسالی یا دریافتی را پیدا نکنید.
به خاطر می آورم در یکی از پروژه هایی که مشاوره می دادم در ابتدا برای آنکه بتوان یک نامه را پیدا کرد باید 4 زونکن نامه را از ابتدا تا انتها بررسی می کردی تا شاید نامه ات را بتوانی پیدا کنی!
کار بسیار ساده است. نحوه برنامه ریزی نامه های پروژه را به منشی پروژه نسپارید و نگویید که او باید اینکارها را بلد باشد. در ابتدای پروژه مشخص نمایید تا چه حد امکان استفاده از روشهای مکانیزه را دارا می باشید. اگر حداقل یک کامپیوتر، یک پرینتر و یک اسکنر دارید و البته فردی که بتواند با آنها به خوبی کار کند شاید بهتر باشد از روشهای الکترونیکی استفاده کنید در غیر اینصورت روش دستی و کاغذی را مد نظر قرار دهید.

1- در روش دستی نگهداری متن نامه ها چه صادره و چه وارده به ترتیب تاریخ در داخل زونکنهای از پیش تعیین شده قرار بگیرد و در روش مکانیزه فایل نامه های صادره را در یک فولدر و فایل مربوط به اسکن نامه های وارده را در یک فولدر جداگانه با نام شماره نامه نگهداری نمایید.

2- برای طرفهای خاص مانند کارفرما، مشاوران یا پیمانکارانی که مراودات نامه ای زیاد با آنها دارید زونکن های جداگانه در نظر بگیرید( در روش الکترونیکی برای آنها یک فولدر خاص ایجاد کنید)

3- برای ترانسمیتالهای مدارک مهندسی پروژه زونکن های جداگانه در نظر بگیرید. (البته برای پروژه هایی که فاز مهندسی دارند) (در روش مکانیزه یک فولدر جداگانه ایجاد کنید)

4- از اندیکاتورهای کاغذی حتی الامکان استفاده نکنید (مگر اینکه در وسط بیایان باشید! و هیچ امکانات کامپیوتری نداشته باشید) و برای شماره دهی و نگهداری اطلاعات نامه های وارده و صادره از یک فایل اکسل استفاده نمایید.

5- برای شماره دهی نامه های صادره از یک فرمت سراسری شماره دهی درکل پروژه استفاده کنید که در آن فرمت فقط یک شماره سریال کلی برای کل پروژه وجود داشته باشد. شدیدا توصیه می شود از شماره سریالهای متفاوت پرهیز کنید. (این شماره سریال از فایل اکسل اخذ می شود)

6- از فرمتهای نامه ای پیچیده پرهیز کنید. بهترین فرمت پیشنهادی من این است :

شماره سریال - کد گیرنده - کد فرستنده - نوع نامه - کد پروژه

به طور مثال : SPD10-L-AI-TP-0010

که در مثال فوق الذکر  SPD10 کد پروژه L نوع نامه که در این مثال مخفف Letter است، AI مخفف یکی از فرستندگان و TP مخفف یکی از گیرندگان و 0010 شماره سریال نامه می باشد.

لازم است برای این فرمت یک دستورالعمل تهیه کنید و در آن جدولی برای بخشهای مختلف یعنی انواع نامه و طرفهای گیرنده و فرستنده مشخص نمایید.

7- معمولاً نامه های صادره با فرمت Word تهیه می شود. پیشنهاد می کنم به جای نگهداری نامه های کاغذی صادره فایلهای word را که با نام شماره نامه ذخیره شده است نگهداری نمایید.

8- در صورت امکان نامه های وارده به پروژه را نیز اسکن نموده و در یک دایرکتوری با نام شماره نامه نگهداری نموده و از نگهداری کاغذها خودداری کنید ( اگر می توانید البته)

9- فراموش نکنید که از فایل اکسل اندیکاتور و فایلهای نامه ها حداقل هفته ای یکبار بر روی یک هارد اکسترنال نسخه پشتیبان تهیه کنید.

10- دایرکتوری های نامه ها را برای افرادی که به این نامه ها احتیاج دارند به صورت فقط خواندنی دسترسی بدهید (البته سطح محرمانگی نامه ها را نیز در نظر بگیرید)

با اعمال روشهای بالا پیدا کردن نامه ها بسیار ساده و مطمئن خواهد بود.

البته در نظر داشته باشید که برای پروژه های بزرگ نیازمند طراحی یک نظام مناسب می باشید و بهتر است در این زمینه از یک مشاور خبره استفاده نمایید.