يكي از مباحثي كه فكر كنم همه عزيزاني كه در پروژه ها بوده اند با آن برخورد داشته اند اين است كه اينگونه جا افتاده است كه براي مديريت اطلاعات در پروژه ها الزاماً بايد از آخرين ابزارهاي مربوطه استفاده كنيم در غير اينصورت امكان مديريت اطلاعات وجود ندارد.
البته كسي منكر نقش ابزاري ابزارها نيست! يعني اينكه ابزارها فقط نقش تسهيل كننده و تسريع كننده دارند فقط همين!
ابزارها نمي دانند كه شرايط پروژه شما چيست. نمي دانند كه چه اطلاعاتي مورد نياز است. نمي دانند كه چه كسي بايد اين اطلاعات را تهيه كند، نمي دانند كه فرمت، محتوي و گيرندگان اين اطلاعات چه كساني هستند. اين ابزارها فقط مي توانند به تيم مديريت پروژه كمك كنند تا اطلاعات به نحو مطلوبتر و با سرعت و هزينه كمتر توليد، نگهداري و توزيع شود. البته اين در صورتي است كه تيم مديريت پروژه بدانند كه چه اطلاعاتي را، به چه شكلي، در چه زماني، توسط چه كساني و براي چه كساني بايد ارسال كنند. با اين مقدمه قصد دارم بگويم موضوع برنامه اطلاعات در پروژه ها بسيار مهمتر از ابزارهاي اطلاعاتي است چون اگر شما اين برنامه ريزي مناسبي براي مديريت اطلاعات داشته باشيد حتي بدون ابزار هم ميتوانيد با توجه به شرايط پروژه به نحوي اطلاعات را مديريت كنيد ولي با داشتن ابزارها به تنهايي و بدون داشتن برنامه اي براي مديريت اطلاعات فقط سردر گمي شما بيشتر مي شود.
در كتاب راهنماي كاربردي سيستمهاي اطلاعات پروژه فقط 10 فرآيند از 35 فرآيند ارائه شده به منظور برنامه ريزي اطلاعات در پروژه ها ارائه شده است.
سعي مي كنم در مورد اين موضوع در پست هاي بعدي بيشتر صحبت كنم.